Система бережливого офиса основана на принципах бережливого производства, которые были придуманы на предприятии Toyota в 1950–1960-е годы инженером Таийти Оно. Проблемы в офисных (управленческих, административных, организационных) процессах наносят большой ущерб финансовым результатам фирмы. При внедрении инструментов бережливого производства, возможно на начальных стадиях исключить вероятные потери и снизить риски предпринимательства.

Суть бережливого производства – устранение не имеющих ценность операций и потерь в производственном процессе. Важно не просто уволить кадры, а рационально использовать их труд. В связи с этим руководству фирмы, скорее всего, потребуется пересмотреть содержание работы сотрудников для того, чтобы они соответствовали принципам эффективного производства.

Инструменты бережливого производства в офисе применяются по тому же принципу, что и в производственной сфере. Между тем присутствуют свои особенности, начиная от внедрения подходов данной системы до последующего их применения в организации.

На первом этапе внедрения необходимо вовлечь в процесс весь персонал компании. Здесь могу возникнуть следующие ошибки:

Первая — руководство принудительно вводит новую систему работы, при этом, не объясняя работникам для чего это нужно.

Вторая ошибка – инициатива исходит от сотрудников, но руководство не заинтересовано в рекомендованных изменениях. При различии целей сотрудников и руководства любые, даже самые удачные нововведения обречены на провал. Следовательно, важно совместно с персоналом фирмы обсуждать проблемы и выставлять приоритетные цели для улучшения работы.

На втором этапе внедрения применяются инструменты бережливого офиса. Поскольку суть этого подхода заключается в устранении потерь, важно выявить и классифицировать их.

На заключительном этапе внедрения бережливого офиса важно непрерывно совершенствоваться. Руководству нужно следить за изменениями в поведении работников. Желательно ввести систему поощрений, чтобы стимулировать происходящие изменения.

Выделяют следующие потери, часто встречающиеся в офисной работе: излишние перемещения работников внутри офиса; составление отчетов, которые никем не читаются или дублируют друг друга; изготовление ненужных копий документов; бессмысленные и неэффективные собрания; длительный поиск необходимых документов; задержки в получении информации; хранение большего количества документов и информации, чем это требуется.

Разработаны определенные инструменты, которые также помогут строить бережливый офис:

  1. Самый распространённый инструмент – система принципов 5S:
  • сортировка – все материалы необходимо разделить на нужные и неиспользуемые и ненужные/непригодные;
  • соблюдение порядка – т.е. организация хранения необходимых вещей, которая позволяет быстро и просто их найти и использовать;
  • содержание в чистоте – соблюдение рабочего места в чистоте и опрятности;
  • стандартизация – необходимое условие для выполнения первых трех правил. Включает в себя: поддержание порядка после выполнения первых 3х шагов и разработках новых методов контроля за порядком и вознаграждением работников.
  • совершенствование – проводи проверки, чтобы сохранить достигнутое преуспеть. Пять принципов, позволяющих создать рациональное рабочее место;
  1. Время такта. Показывает оптимальный темп работы сотрудников для удовлетворения потребностей клиента. Этот показатель позволяет соотнести темп работы сотрудников с темпом потребительского спроса – офис работает как метроном, поддерживающий нужный темп работы, при игре на музыкальном инструменте. Необходимо установить стандартный темп работы, в соответствии с которым сотрудники могут планировать свое время, а руководство оценивать результаты их работы. Это влияет на рабочие процессы, происходящие в течение дня. Например, при расчете по формуле подача коммерческого предложения должна занимать всего три минуты, составление счета – две минуты и т.д.
  1. Важным условием эффективной работы внутри организации является максимальное удобство каждого работника. Аналогично производству бережливый офис предлагает ряд простых правил размещения рабочих мест, предметов на столе, шкафов с документами.

Проводимые мероприятия по стандартизации места:

  • Разработать единые правила именования папок с документами · Упорядочить папки на рабочем столе · Периодически проводить аудит рабочего места
  • Создать отдельное место для незавершенной работы

Например, можно внедрить мероприятие, чтобы у работников была возможность получить всё необходимое для работы в течение 30 секунд. Начальством создается порядок выдачи документации, применяя указатели «Взято_____(тогдато), использует____(такойто)». В итоге сотрудники всегда будут знать, что, у кого и где находится.

  1. Планерки. Как правило, проводятся с утра в течение 10 минут. Позволяют равномерно распределить рабочую нагрузку на день и поставить общие цели. Начинать необходимо с позитивных моментов, например, с похвалы сотрудников. Короткие совещания имеют огромное значение для повышения мотивации сотрудников, а также признания их достижений и результатов работы.
  2. Карта потока создания ценности – это схема, отображающая каждый этап движения потоков материалов и информации, нужных для того, чтобы выполнить заказ потребителя. Позволяет выявить некорректно выстроенные информационные процессы, процессы планирования и организации деятельности компании, не создающие ценность с точки зрения клиента. Становится возможным получить не только наглядное представление потока, но и провести полноценный анализ процессов, а также выработать мероприятия по переходу к бережливому офису.
  3. При внедрении бережливого офиса большой эффект имеет мероприятие «Единица – лучшая цифра». Суть способа заключается в сосредоточении усилий и внимания на необходимом и избавлении от ненужного. Например, единицами могут стать следующие объекты этой процедуры:
  • только в одном месте хранение папок с документами;
  • в течение одного дня обработка документов;
  • в одной папке все данные о проекте.

Существуют организации, занимающиеся внедрением бережливого офиса. Например, LeanVector coaching group. Организует открытые практические семинары и тренинги по обучению бережливому производству и внедрению данных принципов в офисе. Так же обучение проводится в корпоративном формате: специалисты приезжают на предприятие, проводят обучение бережливому производству на примере реальных процессов компании. Стоимость участия в среднем 50000 рублей.

«АРБКонсалтинг» проводит разработку и внедрение систем управления на предприятиях различных отраслей на основе международных стандартов серии ISO, бережливого производства (Lean production). В их арсенале разработанные решения для управления производством, управления закупками и дистрибуцией товаров, управления розничной торговлей, управления проектами, управления маркетингом и продажами.

Компания TPM-centre основана в 2005 году. Специализацией компании стало управленческое консультирование и обучение в области бережливого производства. Проводит семинарпрактикум «Как внедрять «бережливый офис».

Академкурс.ру – российский информационнообразовательный портал, специализирующийся на популяризации, продвижении, организации, проведении и разработке бизнестренингов, бизнессеминаров, обучающих курсов, видеосеминаров, услуг дополнительного образования, заочного обучения, дистанционного образования по различным направлениям. Также проводит семинары по внедрению бережливого офиса. Стоимость 22 000.Курсы проходят в городах: Москва, СанктПетербург, Челябинск, Тюмень, Новосибирск, Краснодар. Продолжительность курса 7 часов.

В результате внедрения бережливого офиса в среднем:

  • сокращаются затраты на обработку документов на 80%;
  • уменьшается объем рабочей площади на 75%;
  • сокращается время на поиск информации на 70%;
  • количество ошибок при обработке заказа становится меньше на 50%.

Статья на тему линофис (бережливый офис)