Все документы, которые создаются в процессе управления, должны отвечать нормам и требованиям современного законодательства. При оформлении управленческой документации важно исполнять и учитывать основные правила, предусмотренные законодательными и нормативными актами в сфере делопроизводства.

Цель исследования – анализ существующей нормативно-правовой базы в сфере делопроизводства в Российской Федерации.

Задачи исследования:

  • рассмотреть задачи нормативно-правового регулирования в сфере делопроизводства;
  • изучить основные нормативно-правовые акты, регулирующие сферу делопроизводства;
  • проанализировать актуальные проблемы и недостатки нормативно-правового регулирования в сфере делопроизводства в Российской Федерации.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – вид государственной, муниципальной, научной, коммерческой и некоммерческой деятельности, связанной с вопросами документирования и организации работы с документами. Это система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

На взгляд автора, основными задачами нормативно-правового регулирования в сфере делопроизводства являются регламентирование технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации, а также организация службы делопроизводства, ее структуры, функций, штата, технологического обеспечения и других аспектов.

Нормативно-правовая база сферы делопроизводства в РФ включает в себя:

  • Конституцию РФ;
  • Законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
  • Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы делопроизводства;
  • Правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
  • Локальные нормативные акты по делопроизводству организаций, учреждений и предприятий;
  • Правовые нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
  • Правовые нормативные документы по организации архивного хранения документации.

Статья 24 Конституции РФ закрепляет обязанность органов государственной власти и органов местного самоуправления, их должностных лиц обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом. В статье указывается также на недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия.

Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий, обеспечении защиты информации.

В соответствии с данным Законом информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию и на информацию ограниченного доступа (ст. 4).

Законом предусмотрено, что электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Электронное правительство – это пакет технологий и набор сопутствующих организационных мер, нормативно-правового обеспечения для организации цифрового взаимодействия между органами государственной власти различных ветвей власти, гражданами, организации и другими субъектами экономики.

Предполагает эффективный способ предоставления информации о деятельности органов государственной власти, оказание государственных услуг гражданам, бизнесу, другим ветвям государственной власти и государственным чиновникам, при котором личное взаимодействие между государством и заявителем минимизировано и максимально используются возможности, предоставляемые информационными технологиями, мобильными технологиями и сетью Интернет.

Основная работа по формированию электронного правительства была начата с момента принятия государственной программы Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)», утверждённой распоряжением Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. №1815-р, в соответствии с которой был выполнен комплекс работ по формированию единой информационно-технологической и телекоммуникационной инфраструктуры электронного правительства.
Храмцовская Н.А. в своей статье «Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота» выделяет проблему ускоренного внедрения системы электронного документооборота (данный аспект, в свою очередь, еще недостаточно регламентирован в нормативно-правовой базе).

На данный момент юридическая значимость электронных документов обеспечивается комплексом правовых и организационных мер, в число которых входят:

  • разработка соответствующей законодательно-нормативной базы;
  • управление документами внутри организации на основе принципов системы менеджмента качества, включающее разработку внутренней нормативной базы;
  • заключение, при необходимости, соглашений и договоров с партнерами и поставщиками;
  • а также документирование исполнения законодательно-нормативных требований.

В целом можно сделать вывод, что на современном этапе развития нормативно-правовое регулирование делопроизводства в Российской Федерации существенно изменяется. В государственном секторе реализуется программа создания «электронного правительства», которая также приводит к усилению роли электронных документов.

Специалистам в области управления документацией требуется постоянно повышать свою квалификацию, осваивать знания смежных дисциплин, в первую очередь юриспруденции и информационных технологий.