Актуальность данной статьи определяется важностью совершенствования современной системы архивного дела в Российской Федерации в соответствии с современными задачами муниципального управления и темпами развития информационного общества.

Правовые основы современной российской архивной системы

Основы современной российской архивной системы прописаны в федеральном законе №125-ФЗ 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». В данном документе содержатся также определение основных понятий, характеризующих систему архивного дела в Российской Федерации, в частности:

  • архивное дело в Российской Федерации – деятельность государственных органов и органов местного самоуправления, а также отдельных организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;
  • архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу своей значимости для граждан, общества и государства;
  • архив – учреждение или структурное подразделение организации, в рамках которых осуществляется хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
  • владелец архивных документов – государственный орган или орган местного самоуправления, а также юридическое или физическое лицо, которое владеет архивными документами и реализует полномочия по распоряжению ими;
  • пользователь архивными документами – государственный орган или орган местного самоуправления, а также юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

Понятие «муниципальный архив» имеет отношение не только к уровню архивного дела, но и к муниципальному уровню управления. Органы местного самоуправления реализуют полномочия в сфере архивного дела в рамках полномочий, установленных федеральным законом от 6 октября 2003 года №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», к которым относится хранение, комплектование, формирование, учет и использование архивных документов, а также решение вопросов о передаче архивных документов в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.

Принципы развития современного архивного дела

Основу муниципальных архивов составляет система документации, формирующая в процессе деятельности учреждений, организаций и предприятий муниципального образования и органов муниципального управления.
Принципы развития современного архивного дела исходят из положений Конституции Российской Федерации, которые определяют права граждан российского государства, в числе которых включено также право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию.

Законодательной основой развития архивного дела в рамках муниципалитетов в Российской Федерации выступает два основных законодательных акта – федеральные законы № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации» и №131-ФЗ от 6 октября 2003 г. «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» и примыкающие к ним нормативно-правовые акты. В Самарской области основы развития муниципального архивного дела определяются законами Самарской области: №109-ГД от 12 мая 2005 г. «Об архивном деле в Самарской области» и №16-ГД от 16.03.2007 г. «О наделении органов местного самоуправления на территории Самарской области отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела».

Следует подчеркнуть, что современное положение архивного дела в Российской Федерации в значительной мере находится в зависимости от состояния нормативно-правового регулирования отношений в данной области, в частности, его соответствия современной ситуации в сфере информационных технологий.

Рассмотрим деятельность архивного отдела на муниципальном уровне на примере Муниципального бюджетного учреждения «Управление строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства». Данная организация действует на территории городского округа Кинель, расположенного в Самарской области.

Задачи и функции архивного отдела

Согласно действующим локальным нормативным актам, основные задачи и функции архивного отдела предусматривают.

  1. Архивным отделом принимается комплекс мер по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их утрату и хищение и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.
  2. Архивный отдел осуществляет государственный учет архивных документов, поступивших на хранение. Определяет количество и состав архивных документов в установленных единицах учета и отражает это количество и состав в учетных документах. Обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроль за их наличием и состоянием.
  3. Архивный отдел осуществляет комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение для муниципального района, для этого:
  • определяет источники комплектования архивного отдела по согласованию с Управлением государственной архивной службой Самарской области;
  • определяет состав архивных документов, подлежащих приему в архив;осуществляет прием-передачу архивных документов в архивный отел.

Архивный отдел безвозмездно предоставляет право пользователю на информационные услуги и информационные продукты, удовлетворяющие его информационные потребности. Основные формы использования архивных документов:

  • информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
  • предоставление архивных документов в читальном зале;
  • использование архивных документов в средствах массовой информации;
  • проведение информационных мероприятий (лекции, доклады, уроки для школьников и студентов и др.) с использованием архивных документов;
  • публикация архивных документов.

Также архивный отдел осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций. Оказывает содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации района в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

Влияние современных технологий на изменение подходов к архивному делу

В своей деятельности Архивный отдел МБУ «Управление строительства, архитектуры и ЖКХ Кинельского района» последнее время сталкивается с основным «вызовом времени» современности – быстрым развитием информационных технологий и их влиянием на развитие системы делопроизводства.

В современных условиях происходит кардинальное изменение подходов к архивному делу, которое предполагает переход к электронному делопроизводству и, в его рамках, – к ведению электронных архивов, что предполагает переход с бумажных на носителей на электронные, комплексную оцифровку уже имеющихся документов, переход к автоматизированным технологиям подготовки научно-справочного аппарата, создание автоматизированной информационно поисковой системы.

В рамках данных направлений развития делопроизводства для архивного дела на муниципальном уровне насущными становятся следующие направления развития: оптимизация состава хранимых документов и перевод их в электронное качество, создание эффективной системы резервирования и копирования баз данных, формирования специального сервиса для интеграции автоматизированной архивной системы с региональной автоматизированной системой многофункциональных центров.

Решение данных проблем на муниципальном уровне осложняется низким уровнем финансирования муниципальных архивов, невысокой заработной платов их сотрудников, а также дефицитом специалистов, в том числе из числа молодёжи, в области архивного дела.

Комплексное решение финансовых, кадровых и технологических проблем современных органов местного самоуправления будет способствовать облегчению процесса создания документов в их рамках, повышению эффективности системы делопроизводства, и, следовательно, системы архивного хранения документов и их использования.