Каждый успешный человек в современном мире так или иначе ощущал нехватку времени, давление сроков, испытывал стресс от вынужденной спешки. Большинству из нас известно, что между стремлением много запланировать и результатом «много успеть», как правило, лежит большая пропасть. И пропасть эта создана потерянным временем, которое вполне можно было бы использовать продуктивно.

Управление временем, или таймменеджмент, – это многоступенчатый процесс, включающий навыки планирования, анализа и организацию процессов.

Поэтому таймменеджмент является фундаментом, с которого надо начинать свое саморазвитие, особенно это важно для менеджеров. Человека, использующего таймменеджмент, можно сравнить с лесорубом, который, перед тем как начать валить деревья, затачивает свой топор, чтобы каждый удар был максимально эффективен.

История таймменеджмента уходит корнями в далекое прошлое. Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять все время на потраченное с пользой, то есть хорошее, на плохое и бесполезное. Сенека также стал вести постоянный учет времени в письменном виде. Мыслитель говорил, что, проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения заполненности.

В дальнейшей истории управления временем эти идеи легли в основу такого понятия как «личная эффективность». Альберти, писатель и итальянский ученый, живший в XV веке, говорил, «что те, кто умеет управлять временем с пользой, будут всегда успешны».

Управление временем необходимо не только руководящим работникам и владельцам собственного бизнеса, но каждый из нас должен уметь распоряжаться собственными активами, чтобы наслаждаться процессом жизни во всей полноте.

Таймменеджмент состоит из нескольких составных частей:

  • строгий учёт времени;
  • оптимизация временных ресурсов;
  • планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);
  • организация мотивации.

Эффективный таймменеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования.

Рассмотрим роль таймменеджмента в работе руководителя.

Ален Маккензи утверждал, что «нет ничего более легкого, чем быть занятым, и нет ничего более трудного, чем быть результативным».

Парадокс в работе руководителя, менеджера компании заключается в том, что работы всегда больше, чем времени. Часто попытки сократить время для работы над определенным проектом приводят к снижению качества проделанной работы. В ситуации нехватки времени стандартной ошибкой множества руководителей всех уровней управления является повышение скорости выполнения ра

бот, что влечет за собой повышение количества ошибок и снижение качества выполняемой работы. Известно, что спешка увеличивает вероятность управленческих ошибок. Поэтому задача менеджера состоит не в том, чтобы совершать действия как можно быстрее, а в том, чтобы рационально расходовать тот ресурс времени, который у него есть в распоряжении.

Следовательно, эффективное управление временем фактически сводится к управлению своими действиями во времени, так как работы всегда больше, чем времени, отпущенного на нее. Иными словами, тех вопросов, которыми должен заниматься руководитель, всегда больше, чем ресурсов и времени для их успешного выполнения.

Довольно часто руководитель ставит себе и подчиненным задачу: успеть все. Но в реальности необходимо из всей массы работ выбирать то, что нужно сделать сегодня, то, что нужно делать в другие периоды, и то, что делать не нужно.

По статистике, из ста менеджеров:

  • лишь один имеет достаточно времени;
  • десятерым требуется на 10% больше времени;
  • сорока менеджерам нужно 25% дополнительного времени;
  • остальным не хватает 50% времени .

Недавние исследования показали, что современного менеджера прерывают каждые 8 минут . Поэтому мелкие отвлечения «обкрадывают» менеджера почти на 2 часа в день. Отвлекать от работы могут поразному: то в самую неподходящую минуту вас попросят снять трубку и ответить на звонок, то позовут на незапланированное собрание, то без стука войдут в кабинет с какимито «горящими» документами – все это «поглотители времени», отвлечение от качественного выполнения работы.

Представим главных «поглотителей» рабочего времени на основании результатов опроса пользователей сайта HeadHunter .

Так, по данным опроса, более 80% сотрудников во время работы отвлекаются на новости, приватную почту, социальные сети. Выявлена «четверка лидеров» популярных отвлекающих Интернетресурсов, которая отнимает больше всего времени у респондентов. Главными «пожирателями времени» были названы:

  • чтение новостей;
  • прочтение частной почты;
  • социальные сети;
  • общение чатах.

Из этого вытекает основная мысль – как же современному менеджеру научиться эффективно управлять своим временем?

Учеными разработано несколько методик, которые могут помочь правильно распределить своё время, уделяя основное внимание главным целям.

Одной из самых известных методик – является «Дерево целей» («Дерево целей» ‒ по аналогии с вершиной дерева и его ветвями.) Концепция «дерева целей» впервые была предложена Ч. Черчменом и Р. Акоффом в 1957 г.

Совокупность целей в нем выстроена по иерархическому принципу. При этом все временные задачи стремятся к вершине дерева. Другими словами, чтобы достичь цель верхнего уровня, следует планомерно реализовывать текущие цели (цели второго и нижеследующих уровней).

Данный метод актуален потому, что он позволяет: создать стратегическую целостную картину деятельности; увязать перспективные цели и очевидные задачи на каждом этапе; определить последовательность выполнения задач разного уровня.

Второй методикой является матрица «Важное – срочное».

Сущность метода заключается в расстановке приоритетов «Важное – Срочное» и был разработан генералом Дуайтом Эйзенхауэром. Он составил матрицу классификации дел, которую использовал для более эффективной организации своего времени. Она помогла ему добиться успеха – стать президентом США. Матрица Эйзенхауэра помогает выделить главное в делах каждого дня и заняться именно тем, что важно в первую очередь.

Все дела, согласно матрице Эйзенхауэра, по важности и срочности можно разделить на четыре категории:

  • А – важные и срочные («горящий» проект, неотложные дела, критические ситуации, проекты, у которых подходят сроки сдачи).
  • В – важные и несрочные (налаживание отношений, определение новых перспектив, оценка полученных результатов, планирование долгосрочных целей);
  • С – неважные, но срочные (телефонные звонки, внезапные посетители, мелкие дела, «навязанные» проблемы, некоторые совещания, рассмотрение неотложных материалов и т.д.);
  • D – неважные и несрочные (поглотители времени, мелочи, отнимающие время, развлечения).

Еще одним интересным методом планирования времени является метод Трейси Брайана «Сначала съешьте лягушку». Основная идея данной методики заключается в том, чтобы делать самое важное дело в первую очередь утром, тогда в сравнении с ним весь день будет гораздо легче. Брайан Трейси в книге называет это «поеданием своих лягушек», взятое из высказывания: «Если первое, что ты делаешь каждое утро – это съедаешь живую лягушку, то ты можешь прожить весь день с удовлетворением от осознания, что скорее всего это было худшее, что сегодня с тобой случится!».

Подводя итог, хотелось бы привести слова Бенджамина Франклина: «Если время – самая драгоценная вещь, то растрата времени является самым большим мотовством». Эти слова могут быть взяты за основу эффективного управления временем для каждого человека, а известная фраза Питера Друкера: «Пока вы не можете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим» ‒ наиболее точно, на наш взгляд, связана с управлением процессами, ресурсами, организацией в целом

Таким образом, в современных условиях оптимальное использование времени, эффективный таймменеджмент – основа успешной деятельности руководителя, его потенциальный резерв как личностного развития, так и организации целом.

Статья на тему тайм менеджмент залог успешного управления