Внутренний контроль в учреждениях должен осуществляться в соответствии с требованиями Закона о бухгалтерском учете посредством проведения как ежегодных плановых инвентаризаций имущества и обязательств, так и внеплановых выборочных контрольных мероприятий в целях проверки обоснованности и эффективности принятых руководством управленческих решений, выявления отклонений, ошибок, нарушений в учете и своевременного их устранения. К сожалению, руководители учреждений, как и их финансовые службы, не всегда относятся к проведению инвентаризаций добросовестно.

Иногда контрольные мероприятия носят только формальный характер. Рассмотрим, к чему приводит невыполнение руководством должностных обязанностей и пренебрежение ими, а также, какие ошибки и нарушения допускаются при проведении инвентаризации.

В ходе исследования выявлены типичные ошибки при проведении инвентаризации:

  1. Не утверждены порядок проведения инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии и сроки проведения инвентаризации. Приказ нужно составить по форме. Его можно дополнить необходимыми реквизитами.
  2. Не получены расписки от материально ответственных лиц о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию. До начала инвентаризации материально ответственные лица дают расписки в инвентаризационных описях. Имущество, которое поступит или будет отпущено во время инвентаризации, заносится в отдельные описи.
  3. Открыт доступ посторонних лиц к помещениям, в которых проводится инвентаризация. По инструкции перед уходом комиссия опечатывает помещения, где хранятся материальные ценности. В обеденный перерыв, ночное время требуется хранить описи в шкафу или сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация. В приказе о назначении инвентаризации нужно указать ответственных лиц, в сейфе у которых будут храниться инвентаризационные описи (кассир, главный бухгалтер или руководитель)
  4. Отсутствуют некоторые из членов комиссии (болезнь, отпуск, командировка). На время отсутствия одного из членов комиссии инвентаризация приостанавливается. Либо его можно заменить другим сотрудником, зафиксировав это в приказе руководителя. Отсутствие хотя бы одного из членов комиссии будет являться основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
  5. Включаются в   состав   инвентаризационной   комиссии   материально-ответственные лица (по факту инвентаризируют сами себя).
  1. Не проводится инвентаризация дебиторской задолженности. Для обоснования списания безнадежных долгов организация должна проводить инвентаризацию дебиторской задолженности. Результаты инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами отражаются в акте.
  2. Несвоевременно отражены результаты инвентаризации. Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация завершена. Если инвентаризация проводится перед составлением годовой отчетности, то ее результаты отражаются в бухгалтерской отчетности за год.
  3. Инвентаризационная опись составлена в одном экземпляре. Инвентаризационные описи составляются не менее чем в двух экземплярах. По имуществу, которое находится на ответственном хранении, в аренде, составляются отдельные описи. Их лучше составить в трех экземплярах, чтобы передать один из них собственнику имущества. Форму такой описи можно утвердить самостоятельно.
  4. В описи есть ошибки и исправления, которые не подписаны и не заверены членами комиссии. Чтобы внести исправления, нужно во всех экземплярах описей зачеркнуть неправильную запись и поставить над ней правильные данные. Исправления заверяются подписями всех членов комиссии и лиц, ответственных за сохранность имущества, по которому делаются исправления.
  5. В описи не подведены итоги по каждой странице, есть незаполненные строки. На каждой странице описи прописью указывают число порядковых номеров материальных ценностей и их общий итог в натуральных показателях. Незаполненные строки прочеркивают.
  6. На последней странице описи отсутствует подпись материально ответственного лица об отсутствии претензий к комиссии и приеме имущества на ответственное хранение. В конце описи должна быть расписка материально ответственного лица в том, что проверка проводилась в его присутствии, у него нет претензий к комиссии, и он принял на хранение имущество, указанное в описи.
  7. При документальной проверке контролеры могут обнаружить, что документы, которыми оформляется инвентаризация (инвентаризационные описи, ведомости учета результатов инвентаризации, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий), подписаны лицами, которые не упоминаются в соответствующих приказах. Как правило, данная ситуация возникает при увольнении члена комиссии и принятии на его должность нового сотрудника. Так как состав комиссии утверждается персонально, подписание документов такими лицами влечет за собой признание результатов инвентаризации недействительными.
  8. Отдельные члены рабочих инвентаризационных комиссий не контролируют при инвентаризации наличие ценностей, необоснованно доверяют перемеривание, взвешивание их самим материально ответственным лицам и записывают данные с их слов. Иногда заведующие складов убеждают неопытных членов комиссии, чтобы вместо денег, которые они обещают сдать в кассу как выручка, комиссия включила в описание различные материальные ценности. В связи с этим инвентаризационные комиссии обязаны проверять сущность и вероятность отчетов материально ответственного лица, сопоставлять их данные с журналами учета выданных поручений, осуществлять оперативные сверки с местными поставщиками для контроля своевременности и правильности оприходования материальных ценностей, поступающих на предприятие к проведению инвентаризации.
  9. Нередко комиссия при инвентаризации ограничивается только подсчетом количества мест тары, заполненной материалами. В свою очередь, это используется материально ответственными лицами для того, чтобы вместе с заполненной ценностями тарой подсчитать и пустую (бочки, ящики и т.п.), которая учитывается комиссией при инвентаризации как заполненная. С целью недопущения сокрытия недостач и хищений необходимо, чтобы комиссия при перечислении таких ценностей делала перестановку тары с одного места на другое и осуществляла проверку ее содержимого. Это усилит контроль со стороны инвентаризационных комиссий и не даст возможности материально ответственным лицам скрывать возможные недостатки.

Таким образом, методика проведения инвентаризации должна предусматривать организацию, приемы и способы проверки фактического наличия ценностей, состояния расчетов, должна быть направлена на качественное проведение инвентаризации, оперативность получения ее результатов, обеспечение достоверности учетных данных, повышение эффективности и действенности в обеспечении сохранности имущества.

Статья на тему типичные ошибки при проведении процедуры инвентаризации