Для современного руководителя вопрос обеспечения информацией с целью принятия управленческого решения чаще всего связан с информационными технологиями и информационными системами, а также с наличием тех программных продуктов, которые позволяют систематизировать и качественно обрабатывать имеющуюся информацию. Порой менеджеры уже не задумываются о самом понятии «информация». Но для принятия эффективного управленческого решения нужна объективная информация как о внутренней среде организации, так и о внешнем ее окружении.

Так, в прошлом веке слово «информация» трактовалось как «in» ‒ в, а «forme» ‒ «упорядочивающее», «оформляющее».

В толковом словаре С.И. Ожегова и Н.Ю. Шведовой слово «информация» трактуется:

  1. информация – это сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальным устройством;
  2. информация – сообщения, осведомляющие о положении дел, о состоянии чегонибудь.
  • В словаре русского языка Ефремовой Т.Ф., кроме вышеперечисленных определений по С.И. Ожегову, приводятся следующие определения: «информацияэто обмен сведениями между людьми и специальными устройствами»; «обмен сигналами в животном и растительном мире» .
  • В словаре Н.Д. Ушакова, кроме объединяющих характеристик определения – сведения, сообщения, сигнал, обмен, появляется слово, отражающее действие – информировать, осведомлять, т.е. информация (сообщение) уже связано с процессом, а именно, с процессом передачи знаков, сигналов, сообщений.
  • В современном мире задействованы все информационные технологии (устная, письменная, компьютерная), каждая из которых выполняет ключевую, значимую роль в формировании единого информационного пространства.

Управление современным предприятием находится в настоящее время на таком этапе развития, когда происходит замена старых традиционных информационных технологий на новые во многих сферах деятельности: производстве, маркетинге, образовании, науке и т.д. Поэтому в практической деятельности менеджеры организаций сталкиваются со многими преградами, проблемами: техническими, организационными, финансовыми, психологическими. В этих условиях необходимы осознанные решения: с одной стороны, нельзя отказываться от проверенных традиционных технологий работы с информацией, а, с другой стороны, необходимо внедрять новые информационные системы и технологии в управлении организацией. Подходить к данному вопросу нужно с точки зрения системного и синергетического подходов.

Системный подход к информационному обеспечению менеджмента предполагает:

  1. во-первых, рассмотрение его как одного из элементов системы управления;
  2. во-вторых, оно само состоит из нескольких составных частей, каждая из которых относительно самостоятельная и имеет свои закономерности развития;
  3. в-третьих, информационное обеспечение рассматривается как динамичная система, находящаяся в постоянном развитии, причем скорость изменения отдельных составляющих может быть различна .

Осуществление функций информационного обеспечения реализуется через создание и использование информационных систем, важнейшей из которых является обеспечение процесса принятия решений. Поэтому основная функция управленческой информационной системы (УИС) – это удовлетворение потребностей менеджеров, необходимой, качественной информацией для выполнения управленческих функций, обеспечения бесперебойного функционирования всех подсистем менеджмента. То есть на каком уровне управления, и какая информация необходима для принятия решений в рамках своего функционала и полномочий.

Следовательно, информационная система менеджмента должна соотносится с понятиями «общая» и «интегрированная» система. В этом и заключается синергетический подход к информационному обеспечению управления, результатом (продуктом), которого должно быть качественное управленческое решение.

Таким образом, информационное обеспечение управления (ИОУ) реализуется на практике через создание управленческой информационной системы (УИС), т.е. системы, помогающей менеджерам грамотно решать, поставленные перед ними задачи.

В этой связи следует отметить, каким же требованиям должна удовлетворять информация, чтобы менеджер мог принимать эффективные решения в рамках своего должностного функционала.

Ученые и практики, среди большого количества требований на первое место в последние 5-7 лет выдвигают следующее требование: необходимое и достаточное количество и качество информации, причем доминирующее значение имеет качественная сторона.

И, конечно, основными требованиями, предъявляемыми к информации для принятия решений и реализации управленческих функций являются:

  1. достоверность;
  2. точность;
  3. своевременность;
  4. полнота;
  5. полезность.

Полезность, как одно из главных требований к информации связано с таким понятием, как «информационный шум», так как для принятия качественного управленческого решения необходима конкретная информация, определенная информация. Выделение из большого массива нужной, полезной информации из шума является сложной аналитической работой, требующей огромных временных, а порой и финансовых затрат.

В информационном обеспечении управления в последние годы приобретают главенствующую роль и технологические характеристики информации, к которым относят: плотность ее размещения, возможность сохранения в различных условиях, скорость обработки, извлечения, распечатки, представления, формы сервиса и т.д.

Здесь весьма важны техническое и технологическое совершенство систем, унификация терминологии, порядок составления документов и их представления. Информация должна быть разделена по уровням и звеньям управления, а также по нормативносправочным, расчетноаналитическим и другими направлениям . Важной характеристикой является помехоустойчивость информации – способность противостоять как активным, так и пассивным помехам. Высокая помехоустойчивость обеспечивает устойчивое управление, его необходимую конфиденциальность (сохранение коммерческой и государственной тайны). Стоимость информации в системах управления постоянно возрастает, что обязывает стремиться к постоянному повышению эффективности ее получения и использования.

Таким образом, информационное обеспечение управления (ИОУ) — это сложный вид деятельности, включающий в себя сбор, хранение, поиск, обработку, передачу и выдачу информации с целью ее использования для постановки и решения задач управления .

Основными  задачами  информационного  обеспечения  управления  являются:

  • определение источников и потребителей информации;
  • формализация представления данных в системе;
  • разработка методов сбора, поиска, обработки, хранения и обновления сведений;
  • выбор и обоснование технических средств информационного обеспечения;
  • подбор носителей информации;
  • методическое обеспечение: разработка классификаторов, словарей, инструкций и других средств технологической регламентации информационного обеспечения.

ИОУ является главной частью управленческой деятельности, и в настоящее время имеет важное стратегическое значение в управлении всеми ресурсами, процессами и организацией в целом.

Данные, представленные, наглядно демонстрируют, что до 60 – 80% управленческого труда используется на работу с информацией, в том числе 30 – 40 % ‒ на ее получение, а 10 – 15 % затрачивается менеджером на передачу и первичную обработку и около 25% уходит на аналитическую обработку и вычисления.

Таким образом, система информационного обеспечения ‒ это совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и окружающей его среды, организованная во взаимосвязанных потоках сведений. Система, включающая в себя методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи их пользователю для возможностей реализации управленческих функций и наиболее полного удовлетворения потребностей менеджеров всех уровней управления в информации, позволяющей разработать, принять и реализовать выполнение оптимальных решений, которые обеспечивают достижение главных целей организации.

Подводя итоги, отметим, что эффективная реализация основных управленческих функций (планирование, организация, мотивация и контроль), а тем более дополнительных функций (связующие процессы: коммуникация) предъявляет особые требования к управленческим информационным системам (УИС). И деятельность, связанная с информационным обеспечением процесса принятия управленческих решений на предприятиях и в организациях, на которых она осуществляется «по старинке», и традиционными способами, приводит к информационному дефициту, тем самым создает проблемы в достижении главных целей хозяйствующих субъектов.

Именно, на данном этапе проблемы информационного обеспечения менеджмента связаны не столько с поиском нужной информации, сколько с ее качеством – достоверностью, обоснованностью и объемом. Многие менеджеры приходят к мысли о том, как бы «не утонуть» в этом «информационном море». Одно дело, если ты занимаешься поиском для себя лично, а другое дело, когда эта информация нужна для принятия управленческого решения, от которого зависит судьба многих людей, коллективов, организации и бизнеса в целом. И ошибки от некачественного решения складываются в огромные потери ресурсов – временных, человеческих, материальных, финансовых, т.е. речь идет уже о рисках.

Хотя по своей сущности риск является событием с отрицательными последствиями (гипотетическая возможность наступления ущерба). В связи с этим существует точка зрения, согласно которой о риске можно говорить только тогда, когда существует отклонение между плановыми и фактическими результатами. Данное отклонение может быть либо положительным, либо отрицательным. Возможность положительного отклонения при исходных заданных параметрах на одно ожидаемое явление носит название «шанс».

Поэтому, на наш взгляд, грамотное информационное обеспечение управления является тем самым шансом для развития любой организации, предприятия и задача менеджмента организации использовать свой шанс.

Статья на тему проблемы информационного обеспечения управления