Содержание статьи
Одним из ключевых направлений деятельности правительства РФ на среднесрочную перспективу является развитие цифровой экономики. Это обозначено в распоряжении Правительства РФ от 28.07.17 г. № 1632–р, в котором, согласно поручению Президента Российской Федерации В.В. Путина, утверждена программа «Цифровая экономика Российской Федерации», определяющая цели и задачи в рамках пяти базовых направлений развития цифровой экономики в РФ на период до 2024 г.
Цифровизация логистической отрасли
Цифровизация логистической отрасли – это вопрос конкурентоспособности не только компаний, функционирующих в этой сфере, но и российской экономики в целом. Наиболее важными сегментом совершенствования логистической отрасли является транспортная сфера, в которой необходимо решить вопросы перехода на электронный документооборот, внедрения интеллектуальных транспортных систем и электронной диагностики транспортных средств, реализации механизма «единого окна» и цифровой логистики. Обмен информацией, отслеживание транспортировки грузов, дистанционное управление и контроль над операциями и персоналом, анализ и автоматизация с помощью стационарных и мобильных устройств становятся требованием времени в транспортной сфере.
Автоматизация позволяет оптимизировать затраты и процессы, а также обеспечивает конкурентное преимущество, поэтому ориентированные на развитие компании в дальнейшем не смогут оставаться в стороне от цифровых инноваций. Перед бизнес–сообществом остро стоит вопрос о пересмотре своего отношения к устоявшимся подходам и технологиям в управлении логистикой.
Рассмотрим более подробно один из упомянутых аспектов – систему электронного документооборота в деятельности транспортно– экспедиционного предприятия.
Система электронного документооборота в деятельности транспортно– экспедиционного предприятия
Данное направление заключается в переходе участников транспортного процесса на документацию, представленную в электронном виде. «Электронный документ – это документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранен на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Система электронного документооборота, в свою очередь, – это автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций». Предполагается, что процесс управления опирается на человеко–читаемые документы, содержащие в слабоформализованной форме инструкции для сотрудников организации, необходимым к исполнению.
Данная система имеет ряд преимуществ:
- Предназначена для построения эффективной системы управления бизнес–процессами и документами предприятия;
- Возможность применения в рамках различного рода компаний вне зависимости от численности и формы собственности;
- Возможность работы как в рамках отдельной структуры, так и в рамках территориально–распределенной организации, имеющей сложную схему информационных потоков;
- Полный отказ от бумажных документов, кроме случаев, когда это требуется по действующему законодательству. Это позволяет избежать дублирования информации, обеспечивает надежное хранение данных и предотвращает утечку конфиденциальной информации;
- Ускорение процессов принятия решений по документам и их доведения до сотрудников вследствие отсутствия необходимости физической передачи им бумажных документов. По статистике около 80% рабочего времени тратится на работу с информацией, при этом 30% уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов.
Применительно к транспортно-экспедиционной компании, являющихся субъектом рынка транспортно-логистических услуг, внедрение системы электронного документооборота осуществляется по схеме, представленной на рисунке.
Схема осуществления электронного документооборота в транспортной компании
Грузоотправитель оформляет заказ на перевозку в рамках выбранной платформы или на сайте транспортной компании. Затем отправитель передает в транспортную компанию груз и сопроводительные документы (транспортную накладную, упаковочный лист) на бумаге. Документы реализации этого груза в электронном виде уходят через систему напрямую покупателю.
Когда получение груза подтверждено, транспортная компания передает грузоотправителю в систему электронные документы на услуги доставки. Если это комплект по конкретной перевозке, в нем будет акт, счет–фактура, сканы накладных и доверенностей. Если документы оформляются по отгрузкам за неделю или месяц, к ним можно приложить реестр с детализацией по перевозкам в любом удобном формате.
Электронный документооборот для транспортных компаний поможет решить следующие задачи:
- Наладить документооборот между сотрудниками, отделами, филиалами;
- Автоматизировать 95% типовых бизнес–процессов;
- Создать электронный архив документов;
- Построить эффективную систему контроля исполнительской дисциплины сотрудников;
- Повысить уровень информационной безопасности;
- Повысить прозрачность документооборота;
- Снизит случаи потери документов;
- Сократит время их поиска;
- Ускорит процесс оформления грузов и, как результат, улучшить качество обслуживания.
Вопрос перехода на электронное ведение делопроизводства становится чрезвычайно актуальным и в связи с тем, что на уровне правительства страны подготовлен документ, утверждающий схему введения онлайн–оформления товарно–транспортных накладных в сфере грузовых перевозок. Применение электронной накладной даст возможность в автоматическом режиме через налоговые органы проверять соответствие заключенных договоров автоперевозок действующему законодательству и позволит исключить так называемые серые схемы.
Таким образом, система электронного документооборота позволяет наладить единый механизм по работе с документацией, представленной в электронном виде, происходит воплощение концепции делопроизводства, освобожденного от бумажного представления документа. Значительно сокращается время работы с документацией, которое в свою очередь обеспечивает сокращение времени осуществления транспортных процессов, что позволяет предприятию получить дополнительное конкурентное преимущество.
