Содержание статьи
Инвентаризация – это проверка и документальное подтверждение фактического наличия средств или источников их образования в натуре, выявление отклонений от данных текущего бухгалтерского учета и принятие решений по внесению соответствующих изменений.
Инвентаризация является главным средством контроля за сохранностью имущества организации, в процессе которой проверяют фактическое наличие имущества и сверяют их с данными бухгалтерского учета.
Базовым документом, определяющим порядок осуществления инвентаризации, является Приказ Минфина РФ «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», а также обязательства по проведению инвентаризации закреплены в Федеральном законе «О бухгалтерском учете».
Основные цели инвентаризации
- Выявление недостач и излишков имущества
- Оценка приведенной в учёте задолженности
- Упорядочение имущественных отношений
- Анализ потенциала снижения затрат
- Установление фактического состояния имущества
Инвентаризация на предприятии проводится обязательно: перед формированием годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально ответственного лица, при обнаружении фактов порчи, злоупотребления или хищения ценностей, при ликвидации или реорганизации предприятия, при продаже, выкупе, передаче имущества в аренду, при преобразовании муниципального унитарного или государственного предприятия, в случае пожара, стихийного бедствия или другой чрезвычайной ситуации, вызванной экстремальными условиями, в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Этапы инвентаризации
Процедура проведения инвентаризационных мероприятий включает в себя следующие этапы:
Предварительный этап
Предварительный. Этот этап включает в себя подготовительные действия, в число которых входят: оформление приказа на проведение инвентаризации; создание инвентаризационной комиссии; определение периодов осуществления инвентаризационных мероприятий и комплекса проверяемого имущества; сбор документации от материально ответственных сотрудников.
Осуществление инвентаризации
Непосредственное осуществление инвентаризации имущества организации, заключающееся в измерениях проверяемых вещей, в том числе:
- взвешивании;
- обмере;
- подсчете.
Кроме того, в рамках этого этапа составляются инвентаризационные описи.
Сравнительный этап
Сравнительный этап, в процессе которого происходит сверка показателей инвентаризационных описей со сведениями бухгалтерского учета. Сверка позволяет: выявить расхождения и пересортицу; определить причины несоответствия данных. Если по результатам инвентаризации обнаружены расхождения между фактическим положением дел и данными в учетной документации, то составляются сличительные ведомости. Оформляется по форме ИНВ–19. Сличительная ведомость фиксирует результаты инвентаризации. Документ составляется в нескольких экземплярах. На каждом из экземпляров ставится подпись бухгалтера, а также участников комиссии, ответственной за инвентаризацию.
Итоговый этап
Итоговый этап, который включает:
- документирование результатов инвентаризационного мероприятия;
- приведение в соответствие с инвентаризационными итогами данных бухгалтерского учета;
- привлечение виновных к ответственности.
Согласно п. 2.2 Методических указаний, инвентаризационная процедура проводится специальной комиссией. При этом при значительном объеме проверяемого имущественного комплекса и обязательств возможно создание рабочих инвентаризационных комиссий. Если же объем невелик и на предприятии имеется ревизионная комиссия, возможно делегирование инвентаризационных полномочий ей.
Ошибки при проведении инвентаризации
Основные ошибки при инвентаризации:
- приказ руководителя на проведение инвентаризации отсутствует либо оформлен с существенными нарушениями требований законодательства (не указаны сроки проведения инвентаризации, состав комиссии, перечень имущества);
- при проведении инвентаризации отсутствуют материально– ответственные лица, с некоторыми из них не заключены договоры о материальной ответственности;
- инвентаризация некоторых объектов и участков происходит со слов материально–ответственных лиц и работников организации;
- заполняются не все графы в инвентаризационных описях;
- вносимые изменения не отражены во всех экземплярах инвентаризационных описей и подписаны не всеми членами комиссии;
- отсутствие контроля поступления и выбытия материальных ценностей во время проведения инвентаризации;
- в случае перерыва в проведении инвентаризации (ночь, обед) склады не опечатаны, а инвентаризационные описи хранятся не в сейфе или другом недоступном месте;
- у материально–ответственных лиц не взяты расписки о том, что все приходные и расходные документы представлены в бухгалтерию;
- инвентаризационная опись составлена в одном экземпляре;
- документально подтверждено отсутствие хотя бы одного члена комиссии во время проведения инвентаризации;
- включаются в состав инвентаризационной комиссии материально– ответственные лица (по факту инвентаризируют сами себя).
Данные ошибки могут существенно повлиять на результаты инвентаризации, поэтому при ее проведении необходимо учитывать все нюансы.
Процедура взыскания недостачи, выявленной в результате инвентаризации
Если в результате инвентаризации выявлена недостача, виновником которой признан сотрудник организации, работодатель вправе взыскать с него сумму нанесённого ущерба. Процедура взыскания выглядит так:
- создание комиссии;
- проведение инвентаризации;
- установление причин недостачи;
- письменное разъяснение сотрудником данного факта;
- составление акта при отказе работника дать письменное объяснение.
Размер материального ущерба, причинённого организации в результате порчи или утраты имущества, определяется на основании рыночных цен, действующих на момент причинения ущерба, но не менее его покупной стоимости с учётом степени износа. Если выяснить день причинения ущерба не представляется возможным, работодатель вправе объявить им день фактического обнаружения недостачи.
Если сумма ущерба не превышает средней заработной платы работника, основанием для взыскания денежных средств является приказ работодателя, изданный в течение одного месяца с момента определения размера ущерба. Если работник не против добровольного возмещения недостачи, приказ не составляется.
В случаях, когда со дня обнаружения недостачи прошло больше месяца, сумма ущерба превышает месячный заработок работника или он не согласен на возмещение убытков, работодатель может обратиться в суд.
Если ответственным за факт недостачи признан рабочий коллектив, то степень материальной ответственности отдельного сотрудника определяется с учётом вины каждого работника, его заработной платы и трудового стажа в организации.
Наиболее часто при определении размера возмещения ущерба каждому члена коллектива пользуются формулой: произведение общей суммы ущерба на среднемесячную заработную плату работника за период с предпоследней инвентаризации до выявления недостачи по отношению к зарплате всего коллектива с учётом трудового стажа.
В случае выявления излишков проводится служебное расследование для выявления причин расхождения между учётными и реальными данными. Поскольку ущерб организации в этом случае не причинён, наказать виновных материально не получится, но дисциплинарное взыскание сделать необходимо, ведь зачастую излишки – признак подготовки к воровству.
