Современный этап развития экономики характеризуется не только высокой динамикой изменения количественных параметров ее функционирования, но и значительными трансформациями самой структуры экономической среды. Циклические и перманентные изменения рыночной конъюнктуры существенно влияют на качество функционирования хозяйствующих субъектов, которые вынуждены постоянно адаптироваться и соответствовать сложившимся условиям рыночной среды. В связи с этим у многих компаний, нацеленных на непрерывное повышение эффективности собственной деятельности, возникает острая потребность в формировании механизмов, способствующих повышению гибкости и адаптивности внутренних бизнеспроцессов к изменениям внешней среды.
Между тем, многие существующие труды отечественных и зарубежных авторов, посвященные проблемам проектирования организационных структур, реформирования и реструктуризации деятельности предприятий, сориентированы, прежде всего, на использование в условиях стабильной рыночной среды и не могут по этой причине найти применение в условиях перманентно изменяющейся рыночной ситуации.
Все это обусловливает потребность в дальнейшей разработке теоретических и методических основ организационного проектирования, которое представляет собой сложный и трудоемкий процесс, состоящий из целого ряда этапов.
- Диагностический этап
- Этап проектирования
- Этап внедрения
- Этап анализа эффективности
Начальный этап организационного проектирования предназначен для анализа действующей организационной структуры на предмет ее соответствия требованиям, определяемым целями деятельности предприятия. В результате такого анализа должны быть выявлены «’узкие»’ места в деятельности организации, для чего всестороннее исследование проводится в следующих основных направлениях:
- анализ управленческой системы;
- анализ механизмов координации и стимулирования персонала;
- экономический анализ; – финансовый анализ;
- технологический анализ и др.
Полученные результаты позволяют получить представление относительно общего состояния предприятия, проблем его развития и последствий игнорирования этих проблем.
Так, посредством проведения управленческого анализа у рабочей группы формируется мнение о работоспособности и эффективности системы управления. С позиции анализа механизмов координации специалисты понимают насколько эффективно эти механизмы выполняют свои функции и насколько они соответствуют стратегии развития предприятия.
При помощи экономического анализа исследуются структурные процессы, происходящие на предприятии и в экономике в целом, анализируются эффективные способы размещения активов, в результате финансового анализа определяется уровень изношенности производственных мощностей, исследуются оборотные активы: запасы, дебиторская задолженность предприятия и др.
Технологический анализ показывает насколько используемые предприятием технологии соответствуют требованиям рыночной конъюнктуры и внутренней структуры предприятия. При этом изучаются количество патентов и лицензий, необходимых для ведения своей деятельности, текущее состояние используемых технологий и др.
После диагностики предприятия, необходимо исследовать сложившуюся в данном направлении теоретическую базу, что, вопервых, как минимум даст представление о возможных вариантах развития организационной структуры, и, вовторых, позволит специалистам разграничить имеющиеся инструменты и подходы проектирования по мере их продуктивности.
На наш взгляд, данный этап является наиболее сложным и значимым для процедуры организационного проектирования: в целом фактически именно результаты проведенных исследований определяют концепцию проекта организационных преобразования, задают вектор направления всего процесса проектирования и служат отправной точкой для достижения поставленных целей.
Немаловажной задачей данного этапа является определение на основе полученных параметров самой концепции проекта изменений, которая отражает текущее состояние структуры предприятия, ее пробелы и нерешенные задачи, содержит информацию о стратегии и тактики развития предприятия, ее собственных целей и задач, задает вектор направления модификаций.
На протяжении всего процесса организационного проектирования разработанная концепция проекта изменения может корректироваться и дополняться. Кроме того, в рамках данного этапа составляется техническое задание на проектирование, которое содержит информацию не только о предприятии, о структуре и показателях его деятельности, но и указывает причины совершенствования организационной структуры предприятия, цели заказчика изменений, устанавливает сроки разработки организационного проекта.
Следующий этап организационного проектирования – этап проектирования. В рамках данного этапа формируется рабочая группа специалистов и экспертов, на которых возлагается ответственная работа по организации, реализации и контролю всех мероприятий по организационному проектированию.
В ходе реализации работ по организационному проектированию специалистами разрабатываются эскизные проекты альтернативных вариантов развития организационной структуры предприятия, составляются структурные декомпозиции работ по проектированию, определяются последовательность и продолжительность их выполнения, набор критериев оценки промежуточных и конечных результатов проектирования.
Организационный проект является важной составляющей процесса организационного проектирования, регламентирующей потенциальную возможность и эффективность создания новой или реструктуризации действующей структуры предприятия, и содержащая информацию, необходимую и достаточную для принятия соответствующих решений.
В научной литературе понятие «проект» используется как в узком, так и в широком смыслах. В узком смысле проект представляет собой документально оформленный план (модель) конструкции, технологии, системы управления. В широком смысле проект рассматривается как единое целое, включающее основные фазы его жизненного цикла:
- формирование замысла и постановка целей;
- подготовка и разработка проекта;
- реализация проекта;
- завершение проекта (ввод в эксплуатацию, выход на заданную мощность, внедрение в производство и т.п.).
I стадия Эскизный проект
- разрабатотка альтернативных вариантов развития организационной структуры предприятия;
- подготовка сценариев конечных результатов внедрения организационных изменений
II стадия Рабочий проект
- формирование общей структурной схемы;
- разработка состава основных подразделений и алгоритмов связей между ними;
- регламентация организационной структуры
В процессе организационного проектирования осуществляется решение следующих задач:
- иерархия организации и ее звенность;
- разделение труда и специализация;
- связи между частями и координация; – масштаб управляемости и контроля;
- распределение полномочий и ответственности; – централизация и децентрализация;
- дифференциация и интеграция.
После этапа разработки организационного проекта необходимо внедрить предложенные специалистами рекомендации. Этап внедрения сопровождается не только реализацией разработанных мероприятий по оптимизации организационной структуры, но и комплексной работой с персоналам предприятия: их мотивированием к принятию и исполнению внедренных изменений.
Заключительным этапом организационного проектирования является оценка эффективности внедренной организационной структуры и сопоставление ее результатов со значениями, спрогнозированными ранее. С одной стороны, здесь следует учитывать, насколько функционирующая структура обеспечивает достижения организацией поставленных целей и задач, с другой – насколько её внутреннее построение и процессы функционирования адекватны объективным требованиям к их содержанию, организации и свойствам.
Потребность в оптимизации организационной структуры в компаниях возникает практически на любом этапе его жизненного цикла, независимо от текущего качества его функционирования или количественных показателей его деятельности.
Однако эффективное проведение организационного проектирования затрудняется отсутствием на практике какихлибо рекомендаций по использованию универсальных количественных и качественных критериев, обосновывающих, в той или иной степени уровень эффективности текущей организационной структуры предприятия или необходимость ее структурной реорганизации в современных нестабильных условиях рыночной конъюнктуры, отсутствием универсальных вариантов реагирования на вызовы и требования внешней среды. В связи с этим возникает потребность в разработке таких рекомендаций по проектированию и оптимизации организационной системы хозяйствующих субъектов, которые в последующем могут быть адаптированы руководителями под реально существующие на предприятии организационные системы, что в перспективе положительно повлияет на результативность в достижении всех поставленных предприятием целей.
Для разрешения данной проблемы, я считаю, необходимо,
- Во-первых, привлечь компетентных в данной области специалистов, не просто понимающих суть и необходимость трансформации функционирующей структуры организации в теории, но и имеющих опыт в проведении работ по организационному проектированию как на уровне крупных предприятий, так и на уровне компаний, стоящих в самом начале ведения своего бизнеса.
- Во-вторых, на мой взгляд, многие российские компании, замахнувшись на успешные зарубежные фирмы, пытаются активно заимствовать их сложившееся ценности и системы ведения бизнеса, что на практике, по большей части, не соответствует требованиям и вызовам российской рыночной конъюнктуры и не является успешным способом ведения бизнеса. Соответственно, целесообразней для начала комплексно исследовать условия локального российского рынка, выявить закономерности и направления ее изменений, и, ориентируясь на полученные результаты, разработать соответствующие механизмы, способствующие гибкости и адаптивности бизнеса.
