Функционально-стоимостной анализ системы управления

Метод функционально–стоимостного анализа позволяет специалисту выбрать такой вариант построения системы управления кадрами или исполнения той или иной функции или задачи управления кадрами, который требует самых низких затрат и является самым эффективным с точки зрения конечных результатов. Он позволяет узнать о лишних и дублирующихся функциях управления, функциях, которые по каким–либо причинам не выполняются корректно, позволяет определить уровень централизации и децентрализации функций управления кадрами и тому подобное.

Этапы функционально–стоимостного анализа

ФСА состоит из нескольких этапов:

• подготовительный,
• информационный,
• аналитический,
• творческий,
• исследовательский,
• рекомендательный,
• внедренческий.

Подготовительный этап ФСА

На подготовительном этапе проводят комплексный аудит уровня производства и управления компанией, проводиться выбор объекта функционально–стоимостного анализа, определяются точные задачи проведения анализа, подготавливается план работы и приказ о проведении ФСА. На этом этапе используются методы: самоисследования, интервью, фотографии рабочего дня, анкетирования и тому подобные.

Информационный этап ФСА

На информационном этапе проводится сбор, систематизация анализ и аудит данных, которые характеризуют систему управления кадрами или конкретные ее подсистемы, а также сведения по схожим системам, современному опыту совершенствования управления. На этом этапе используются те же методы, что и на подготовительном.

Аналитический этап ФСА

Аналитический этап является наиболее трудозатратным. Именно на нем представляются формулировка, анализ и классификация функций, анализ функциональных взаимосвязей между подразделами аппарата управления, считаются затраты на выполнение и уровень качества функций. Здесь выявляют уровень значимости функции и причины их несоответствия уровню затрат и качества осуществления функций. Определяются не нужные, несвойственные, дублируемые функции. Определяются задачи по поиску идей и путей улучшения системы управления кадрами. На этом этапе используются методы анализа.

Творческий этап ФСА

На творческом этапе выдвигают идеи и варианты выполнения функций управления, формулируют на их базе вариантов реализации функций, предварительную оценку и выбор наилучших и целесообразных из них. Для нахождения наибольшего количества путей улучшения системы управления кадрами используют методы: творческих обсуждений, коллективного блокнота, контрольных вопросов, морфологического анализа, мозгового штурма, фокус группы и многие другие. Определение методов поиска идей осуществляется исходя из уникальных особенностей предмета анализа.

Исследовательский этап ФСА

На исследовательском этапе осуществляется детальное описание каждого из отобранных вариантов, сравнивается и оценивается их экономическая ценность, отбираются самые перспективные из них для реализации. На этом этапе подготавливается проект системы управления кадрами со всеми обоснованиями. Проект может охватывать всю систему управления кадрами или конкретную подсистему. От вида объекта проектирования зависит сложность и время работы над проектом. На этом этапе используются методы обоснования.

Рекомендательный этап ФСА

На рекомендательном этапе проводится анализ и согласование проекта системы управления ФСА, и принимается решение о порядке его разработки и внедрения на предприятие. Подготавливается и утверждается план с графиком внедрения рекомендаций функционально-стоимостного анализа.

Этап внедрения результатов ФСА

На этапе внедрения результатов функционально–стоимостного анализа осуществляется социальная, психологическая, профессиональная, материально–техническая подготовка к запуску. На этом этапе готовится система материального и морального внедрения проекта, проводится переподготовка и повышение уровня квалификации кадров, ставится оценка экономической эффективности ее реализации.

Метод способствует:

• качественной реализации управленческих функций, например таких как повышение уровня эффективности дорогостоящих операций;
• выявлению и сокращению объемов действий, которые не увеличивают ценность продукта или услуги.

Минусы функционально–стоимостного анализа

1. процесс описания главных и второстепенных функций может оказаться излишне детализированным, а модель учета иногда слишком сложна и ее достаточно сложно адаптировать к современным условиям;
2. этап сбора данных о каналах и источниках затрат по функциям часто недооценивается;
3. для полноценного осуществления метода необходимы уникальные программные средства;
4. изменения, которые вносится в модель иногда не соответствуют скорости организационных изменений;
5. реализация рассматривается как «желание» финансового менеджмента и не самым должным образом стимулируется руководством предприятия.

Главными проблемами запуска функционально–стоимостного анализа могут быть:

1. сложности психологического типа, зависящие от высокого уровня беспокойства и низкого уровнем мотивации руководителей по отношению к введению современных способов контроля затрат;
2. сложности информационного характера, зависящие от уровня развития методологического аппарата осуществления функционально– стоимостного анализа, а также от нехватки уровня ПО и средств автоматизации процессов управления затратами.

Можно сказать, что функционально–стоимостной анализ и процессный подход позволяют выбрать вариант проработки системы управления, который требует наименьших вложений и является самым эффективным с точки зрения конечных результатов. Он позволяет увидеть ненужные или дублирующие функции управления; функции, которые по каким–либо причинам не выполняются; определить уровень централизации и децентрализации функций управления. Помимо того, данная методика является комплексом показателей, рассчитав которые можно с легкостью узнать эффективность и пригодность модели системы управления производственно-экономическими системами.

Осуществление функционально-стоимостного анализа считается довольно сложной задачей. Основные трудности, с которыми предстоит столкнуться реализаторам при проведении ФСА, связаны с нехваткой или полным отсутствием первичных данных о процессах и цены ресурсов, потребляемых этими процессами. В период проведения функционально–стоимостного анализа данные показатели следует собирать, анализировать и обрабатывать.

Отличительной чертой проведения функционально–стоимостного анализа считается то, что невозможно корректно определить стоимость основного процесса, не узнав предварительно стоимость вспомогательных процессов и процессов управления. Из–за данной особенности метода его внедрение зачастую ведет к противоречию с желанием менеджеров компании фокусировать внимание на основных процессах предприятия, отодвигая на второй план процессы управления и обеспечивающие процессы.

Трудоемкость метода основывается также на необходимости использования определенных средств обработки информации. Данная особенность делает метод ФСА совсем не дешевым.

При проведении функционально-стоимостного анализа системы управления кадрами выясняются причинно-следственные связи, определяющие перенос стоимости с ресурсов на продукты. Использование метода ФСА не даст ответ на вопрос, как модифицировать эти причинно-следственные связи, чтобы возвести на новый уровень деятельность компании, но дает шанс заметить, где эти причинно-следственные связи являются «плохими».

Метод функционально-стоимостного анализа является важнейшим действием на пути к улучшению работы компании с точки зрения преобразования стоимости, а также производства добавленной стоимости.