Автоматизация любой работы, в том числе и работы кадровой службы, значительно повышает эффективность труда. Автоматизированные системы экономят время кадровика, высвобождая его для решения более творческих и интересных задач. Гибкий механизм разграничения прав доступа пользователей к тем или иным документам организации обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности личных данных сотрудников, не усложняя при этом работу в целом с системой.
Вопросы продуманного управления персоналом занимают одно из ключевых мест в общей стратегии развития организации, ведь успешность любого бизнеса, не в последнюю очередь, зависит от организации системы управления персоналом. Важную роль в оптимизации управления сотрудниками принадлежит автоматизированным системам управления персоналом (так называемым Human Resource systems).
Возможности современной техники для автоматизации процесса обработки информации позволяют увеличить производительность труда, повысить эффективность работы с документами и ускорить обмен управленческой информацией. Для того чтобы организовать разделение труда управленческого персонала и автоматизировать выполнение им своих функций, нужно обеспечить менеджеру автоматизированные рабочие места на базе персональных компьютеров .
Автоматизированная система управления кадрами позволяет вести учет работников, издавать и регистрировать приказы, следить за предоставлением отпусков, получать разнообразную аналитическую информацию и решать многие другие задачи. Программы управления человеческими ресурсами помогают не только эффективно распределять трудовые ресурсы и управлять капиталом, но и являются источником, из которого служащие могут получать сведения как корпоративного, так и индивидуального характера .
Обычно среди автоматизируемых функций — основные и наиболее трудоемкие бизнес-процессы, связанные с управлением персоналом: прием на работу, перевод, увольнение, оформление отпусков. Также в автоматизации нуждаются такие процессы, как учет рабочего времени и начисление заработной платы .
Выбор программного обеспечения для организации зачастую является достаточно сложным, необходимо учитывать множество факторов, связанных с достоверной оценкой преимуществ и недостатков автоматизированных средств. Наличие неопределенности подчеркивает значимость в проведении подобных исследований по рассматриваемым вопросам.
Таким образом, современная система корпоративного обучения основана на использовании IT-решений, к которым относятся:
- мероприятия, организованные в Интернете при помощи программного обеспечения, где передача знаний осуществляется в интерактивном режиме либо удаленно;
- специальные программы или файлы, устанавливаемые на рабочих компьютерах сотрудников, содержащие необходимый учебный материал.
Основной принцип современного подхода заключается в том, что сотрудники получат возможность знакомиться с необходимыми в работе данными в онлайн-режиме, не покидая рабочего места.
Из всех форм удаленного обучения следует выделить наиболее популярные:
- комплексные системы дистанционного обучения, такие как виртуальный корпоративный университет, а также автоматизированные системы управления, в рамках которых реализуется задача по развитию персонала;
- вебинары, как корпоративные, так и внешние, а также прочие формы удаленного обучения, используемые раздельно либо в комплексе с двумя предыдущими вариантами (электронные книги, видеозвонки и др.).
На основании проведенного исследования на примере торговой компании ООО «Атлас-НТС», удалось выявить, что в организации используются следующие методы обучения: лекции, практические занятия, семинары, обучающие и контрольные тестирования, тренинги, презентации, электронное обучение.
Для автоматизации тестирования в организации используется MyTestX – это система программ (программа тестирования учащихся, редактор тестов и журнал результатов) для создания и проведения компьютерного тестирования, сбора и анализа результатов, выставления оценки по указанной в тесте шкале .
Также в организации применяется программа Branch track – инструмент создания компьютерных симуляций диалогов с использованием ветвления в выборе вариантов ответа . В зависимости от выбранного ответа, диалог формируется по тому или иному маршруту, позволяя смоделировать примитивный диалог с клиентом, поставщиком, коллегой и так далее. Есть возможность устанавливать баллы на каждый выбранный вариант, завязывать реакции персонажа (доволен, раздражен и т.д.). Можно оставлять доступ к программе открытым, и в зависимости от набранного количества баллов давать те или иные рекомендации в конце упражнения – как форма эффективной обратной связи.
Применение бесплатной платформы DRUPAL, которая является корпоративным порталом, представляющим собой совокупность информационных карточек (карты сотрудников, карты производителей, карты продуктов и карты мероприятий), позволяет применять его для построения различных типов сайтов.
Отдельное направление работы сотрудников Отдела подбора и развития персонала – это работа с сайтом Компании, в частности проработка раздела Education, а также развитие групп и публичных страниц Компании в современных социальных сетях, таких как Вконтакте, Facebook и Twitter. Специалисты отдела обучения создали свой канал на видеохостинге YouTube, куда они загружают видео-презентации, которые проводятся внутри компании, интересные интервью с профессионалами, обучающие видео.
Анализ проведенного теоретического и эмпирического исследования подтвердил то, что применение современных программных продуктов и автоматизированных систем для обучения и развития персонала позволяет компании автоматизировать множество вопросов, связанных с оценкой и обучением персонала, предоставляя возможности для формирования собственного высокопрофессионального штата сотрудников, позволяя значительно экономитьсредства при подготовке специалистов. Автоматизация обучения персонала позволяет осуществлять разработку учебных планов, реализуемых обучающими центрами или кадровыми службами,сучетомразличныхтипов мероприятий, включая командировки, задачи, семинары. Сотрудники имеют возможность видеть свой учебный план, влиять на его формирование, отслеживать свои успехи, работать над недостатками.
При внедрении современных программных продуктов служба управления персоналом получает возможность оперативно, без больших временных и физических затрат вести учет потребности в обучении, связывать учебные мероприятия с компетенциями, которые они развивают, а также получать и анализировать обратную связь от обучающихся по проведенным мероприятиям.
