Содержание статьи
Около двух тысяч лет назад известный древнеримский философ– стоик Сенека писал: «Одно лишь время следует беречь». Он считал, что все время человека можно разделить на полезное, то есть хорошее, и бесполезное – потраченное впустую. Мыслитель считал важным не только следить за временем, но и вести его постоянный учет. В дальнейшем идеи Сенеки легли в основу такого понятия как «личная эффективность».
Система управления временем
Система управления временем состоит из:
- Процессов
- Инструментов
- Техник
- Методов.
Её структура включает в себя такие элементы, как:
- Анализ
- Моделирование стратегий
- Целеполагание
- Реализация
- Контроль
Управление временем начинается с анализа – подробного описания всей деятельности человека, не занимающегося тайм–менеджментом, в течении одного дня. Уже на данном этапе выявляются первые пробелы в расписании. Происходит это из–за того, что человек, сам того не замечая, тратит более 20% времени неэффективно.
Методы тайм-менеджмента
На этапе моделирования стратегий рассматриваются способы увеличения эффективности времени, за счет применения конкретных методик.
Анализ ABC.
Суть данной техники заключается в выставлении правильных приоритетов для выполнения дневного плана. Весь список задач распределяется по трем классам:
А – наиболее важные задачи, требующие максимальной концентрации внимания. Их выполнение является первостепенным. Они составляют небольшую часть от общего количества дел, но их коэффициент полезности составляет 65%
В – важные задачи, которые также необходимо выполнить в течении дня. Их коэффициент полезности равен 20%. Это значит, что данные задачи рациональнее выполнять после завершения основного, сложного этапа работы. С – второстепенные повседневные задачи, выполнение которых не требует большого количества времени и сил, но их объем значительно превышает два первых класса. Их коэффициент полезности равен всего 15%.
Для правильного использования данной техники необходимо соблюдать ряд правил:
- Перед распределением по классам составить список всех будущих задач.
- Оценить важность и сложность выполнения данных задач.
- Распределить задачи согласно приведенным выше категориям.
Тайм-менеджмент – метод Дуайта Эйзенхауэра
Для более наглядного примера рассмотрим метод, который придумал и применял на себе политический и военный деятель, президент США Дуайт Эйзенхауэр. Все задачи он разделял на 4 категории:
- важные– срочные;
- важные–несрочные;
- неважные–срочные;
- неважные–несрочные.
Данный метод имеет вид матрицы, поэтому в историю он вошел как «Матрица Эйзенхауэра».
В первый сектор он вписывал задачи, которые необходимо делать прямо сейчас. Их откладывание может привести к серьезным трудностям и проблемам, которые лишь усугубят положение и внесут еще большую нестабильность в распорядке дня.
Сектор важных–несрочных дел является наиболее оптимальным, так как именно здесь можно спокойно выполнять поставленные задачи. В этом секторе нет необходимости в спешке, а значит коэффициент возможных ошибок при достижении цели падает, что в свою очередь увеличивает эффективность дня.
Третий сектор «неважных–срочных» может отнять очень много времени, если его задачи не распределять между подчиненными. Механизм делегирования создан именно для этого сектора.
Четвертый сектор «неважных–несрочных» дел необходимо вычеркивать из распорядка дня.
После составления четкого расписания дня и выбора механизма его соблюдения, необходимо запланировать ряд целей, которые преследует человек, занимающийся тайм–менеджментом.
Третий элемент структуры называется целеполагание – процесс установления определенного количества конкретных целей, с учетом всех возможных отклонений для регулирования процесса осуществления идеи.
SMART в тайм-менеджменте
Чтобы правильно установить цели, необходимо руководствоваться системой SMART. Само слово содержит в себе основные элементы системы.
S – конкретность.
Любая цель должна быть максимально конкретизирована. От точного описания цели зависит её исполнимость. Необходимо видеть четкий результат достижения цели.
M – измеримость.
Цели, поставленные по системе, должны быть измеримы. Важно учитывать количественные и понятные качественные показатели, способные указать на достижение цели.
А – достижимость.
Желаемый результат нужно соотносить с имеющимися в наличии ресурсами и объективными возможностями его достижения. Следует учитывать фактор знаний, финансовых возможностей, материальных ресурсов.
R – согласованность.
Все поставленные цели не должны противоречить друг другу. В случае наличия противоположных по смыслу целей могут возникнуть трудности по их реализации.
Т – время.
Достижение любой цели должно быть ограничено по времени реализации. Установление четкого дед–лайна дает возможность разобрать цель по пунктам и определить все этапы её достижения.
Цели принято разделять на краткосрочные (до 100 дней), среднесрочные (от квартала до года) и долгосрочные (от года и более).
Еще одним элементом структуры тайм–менеджмента является реализация. На данном этапе все теоретические знания: механизмы, правила, системы, – находят применение на практике, что в свою очередь влечет повышение уровня эффективности времени, затраченного на выполнение конкретных задач. Этот элемент наглядно показывает необходимость использования механизмов регулирования времени не только для людей, задействованных в сфере управления, но и для тех, кто хочет повысить уровень полезности повседневной жизни.
Контроль в тайм-менеджменте
Заключительным элементом структуры тайм–менеджмента является контроль. Помимо знаний и способности их применения на практике, важно соблюдать конкретные правила, которые повысят эффективность выполнения задач на день.
- Подвергайте отбору всю поступающую информацию.
Важно научиться различать полезную информацию, обеспечивающую повышение результативности задач, от бесполезной.
- Учитывайте биоритмы.
Процессы, протекающие внутри каждого человека различны. Необходимо определить время, в которое продуктивность выполнения работы увеличивается и достигает своего пика. Именно в это время нужно решать наиболее важные задачи.
- Создайте комфортное рабочее место.
Во время работы ничто не должно отвлекать. От помещения зависит концентрация на деле, поэтому важно оценивать не только собственные способности, но и окружающую вас обстановку.
- Контролируйте время.
Соблюдайте четкий график задач, чтобы успешно выполнить план дня.
Время – это основной ресурс в жизни человека. У каждого запас этого ресурса свой, и каждый распоряжается с ним по своему усмотрению. В истории достаточно примеров людей, изменивших мир за короткую жизнь, но гораздо больше людей, изменивших своему времени.
